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Email Produtivo: 9 Dicas Matadoras para deixar de ser refém

28/05/2020
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Email produtivo: como conseguir? Usar o email é algo que está presente do dia dia das pessoas, seja no âmbito pessoal ou corporativo. O problema é que a maioria das pessoas se tornam reféns. Será que você conhece alguém que vive olhando o celular para ver se chegou um novo email? Ou talvez pare uma tarefa para ver do que se trata o email que acabou de chegar? Será que essa pessoa não é você? Se for, não se preocupe! Você não é o único. Uma pesquisa realizada em 2005 pela TriadPS e a revista Época, apontou dados alarmantes:

  • 30% das pessoas passavam de 2 a 3 horas por dia lendo e respondendo emails;
  • 26% passavam de 1 a 2 horas navegando na internet ( 💡 acho que hoje o resultado é maior).

Estes dados indicam que aproximadamente 50% do tempo no trabalho está sendo dedicado ao uso da internet e ao email. Por que isto está acontecendo? O que fazer para que o email não atrapalhe a sua rotina? Como tornar o email seu aliado? Continue a leitura e descubra como usar o email de forma produtiva.

Excesso de informações

Estamos na era da informação. Segundo estimativas da EMC, já existem disponível mais de 1 septilhão de bits de informação. Para você ter ideia, isso é o total de estrelas conhecidas no céu, segundo Agência Espacial Europeia. Significa também o número 1 seguido de 24 zeros ( 😯 ). Aliado ao grande volume de informações temos a necessidade de velocidade na troca de informações para decisões rápidas. Qual ferramenta mais utilizada para isso? Pois é, o email. No entanto, não são apenas informações necessárias que são apresentadas. Spams, correntes, emails que você é copiado sem ter relação com a sua atividade, avisos de redes sociais, entre outros. O que citamos acima só tende a aumentar. Por isso é preciso agir para conseguir um email produtivo, reduzindo as distrações e sendo mais objetivo.

Como ter um email produtivo

1. Tenha um email alternativo

Provavelmente mais de 50% dos emails que você recebe é spam (nós nunca faremos isso ;)). Além de consumir o seu tempo e encher a sua caixa de entrada, eles podem ser emails maliciosos. A dica é: crie um email apenas para uso de newsletter, sites de compras, redes sociais e outras coisas triviais. A visualização deste email deve ser esporádica. Além disso, seja seletivo ao informar o seu email principal, para não receber inúmeros spams.

2. Desative avisos

Os softwares sinalizam novos emails com sons, caixa no canto da tela e ícone de envelope na barra de tarefas. Qualquer tipo de aviso tira o foco da atividade que está sendo realizada. O motivo é que gera curiosidade, especialmente se o título ou pessoa se mostrar importante. O resultado? Multitarefa, que pode reduzir a produtividade em até 40%. Ao eliminar todas essas notificações você terá mais foco e automaticamente será mais produtivo em suas tarefas.

3. Organize o seu email

Pesquisas indicam que as pessoas perdem em média 40 minutos por dia buscando informação. Você pode ser muito mais efetivo nessa busca se tiver uma organização adequada de seus arquivos. Crie pastas com categorias ou, se o seu email permitir, tags ou marcadores. Estas devem ser claras e não podem gerar dúvidas. Depois de ler, categorize as mensagens. Desta forma, basta acessar a pasta ou tag para encontrar a mensagem, tornando o processo mais rápido. Observação: estas pastas devem ser de arquivos e não para recebimento de email. Utilize apenas a caixa de entrada para o recebimento de novas mensagens.

4. Crie uma pasta de emails importantes

A maioria dos emails que recebemos tem dois padrões básicos:

  1. não exigem ação imediata. São informações que precisam simplesmente ser arquivadas;
  2. emails importantes são de pessoas específicas. Gerente, diretor, ou de pessoas envolvidas em algum projeto específico no qual esteja trabalhando.

Se você deseja ter um email produtivo, crie a pasta Importante. Em seguida, crie uma regra para que as mensagens das pessoas ou assuntos-chave sejam direcionados para esta pasta. Veja primeiro esta pasta e só depois de tratar esses assuntos siga para a caixa de entrada.

5. Determine horário para ler os emails

Outra coisa muito comum é ficar com o email aberto o tempo todo. O resultado? Toda vez que você vai alternar entre os programas passa pelo email e novamente bate a curiosidade. Determine horários específicos para visualizar a pasta Importante e a caixa de entrada. Não se preocupe em relação a urgências. Se o assunto for realmente necessário as pessoas ligarão para você. Com esta ação você terá dois benefícios. Primeiro melhora a performance do seu computador que terá menos aplicações abertas. Segundo, você terá menos distrações, o que representa maior qualidade e velocidade nas tarefas.

Você não trabalha por email, você trabalha por tarefas!

6. Faça imediatamente

Existem três tipos de email e você deve agir imediatamente de acordo com cada um deles:

1. Informação – emails que não exigem ação alguma, mas que você precisa. São informativos da empresa, alterações de estrutura, matérias, etc. Para estas mensagens leia e coloque dentro da pasta ou marque a tag correspondente a sua organização.

2. Lixo – são mensagens que não tem nenhuma utilidade e devem ser excluídas. Spams, informativos, correntes, emails direcionados a outra pessoa, passagens de serviço de outras áreas, etc. Algumas delas você sequer precisa abrir para agir. Se for recorrente, crie regra para ir diretamente para a lixeira.

3. Ação – essas mensagens exigirão alguma ação. Para este tipo de mensagem você tem 3 alternativas:

  1. responder imediatamente: esta é a melhor opção para resoluções rápidas, que você levará até 3 minutos para resolver;
  2. delegar: se você for líder poderá delegar esta tarefa para alguém do seu time. Caso use essa opção, lembre-se de acompanhar o andamento da tarefa;
  3. transformar em tarefa ou reunião: caso a mensagem exija uma ação que dure mais de 3 minutos, crie uma tarefa e a marque a mensagem com a tag “pendências”. Se o email exige uma data e horário específico, crie uma reunião no próprio email.

7. Utilize ferramentas alternativas

Com as novas metodologias ágeis de trabalho, esperar por uma resposta de email pode comprometer a entrega dos projetos. Para reduzir o uso dos email e aumentar a sua produtividade utilize ferramentas como:

  • telefone;
  • chats (Skype, Hangout, Whatsapp, Telegram);
  • conversa pessoal, e;
  • ferramentas de gestão de projetos (Slack, TodoIst, Trello, Neotriad).

8. Demore para responder

Quando você responde imediatamente mostra que tem muito tempo livre e, de forma indireta, alimenta o envio de novos emails. Demore a responder e notará como a quantidade de emails recebidos cairá drasticamente. E se for algo urgente? Certamente a pessoa interessada, depois de ver que você não respondeu, entrará em contato. O mais importante é que da próxima vez, resolverá o problema sem precisar enviar o email.

9. Use cópia oculta

A cópia oculta é essencial para conseguir ter um email produtivo. Imagine que uma pessoa envie um email e copie dezenas de outras pessoas com uma corrente. Em seguida, uma responde: “não me copiar nesses emails” e copia a todos. E vários outros fazem isso. Logo a sua caixa de entrada está lotada com mensagens inúteis. Por incrível que pareça, esta é uma cena comum. Mas, existe uma forma simples para evitar esse problema. Ao enviar ou responder uma mensagem use sempre a cópia oculta. Além de não expor as pessoas, essa ação evita o recebimento de mensagens desnecessárias.

Conseguir um email produtivo é um grande desafio, pois exige mudança de hábitos e do mindset (modelo mental). Além disso, exige a aprendizagem de novas ferramentas e metodologias. No entanto, a luta certamente valerá a pena, pois o resultado será mais produtividade, foco e qualidade.

Gostou das dicas para ter um email produtivo? Compartilhe com os seus amigos e sua rede de contatos e ajude-os a serem mais produtivos. E, se tiver mais alguma dica, comente abaixo para deixarmos o artigo ainda mais completo.

Sou Mestre em Engenharia de Produção (UPFE) e atuo integralmente no mercado financeiro desde 2017. Hoje o meu principal objetivo é fazer qualquer pessoa, independente de sua situação atual, se livrar das dívidas e começar a investir aliando segurança e rentabilidade para alcançar a liberdade financeira.

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Carlos
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